Kuntotestauksen tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Päivitetty 17.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Liikunnan ja kansanterveyden edistämissäätä LIKES srd

Y-tunnus 0174775-5

Rautpohjankatu 8, 40700 Jyväskylä

Puhelin: 020 762 9500

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Jarmo Heiskanen

Rautpohjankatu 8, 40700 Jyväskylä

Puhelin: 050 428 5220, sähköposti: jarmo.heiskanen (at) likes.fi

3. Rekisterin nimi

LIKESin kuntotestauksen asiakas-, yhteystieto- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilö- ja yhteystietoja tietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella laskutuksen, palvelusuhteen ja markkinoinnin mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää markkinointitoimenpiteiden sekä viestinnän kohdentamiseksi, jos siihen on tietojen keruuvaiheessa annettu lupa.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen.

Rekisteröidyn kuntokartoitustietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen huoltajan antamaan suostumukseen. Tietoja voidaan käyttää anonyymina tilastolliseen tutkimukseen, jos siihen on saatu rekisteröidyltä erillinen lupa. Tietojen luovuttamiseen kolmansille osapuolille (esim. työterveys) vaaditaan rekisteröidyltä erillinen suostumus.

Mittauksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään palvelukonseptiin kuuluvia mahdollisia seurantamittauksia varten 10 vuotta viimeisen mittauksen jälkeen, minkä jälkeen ne yksilöön liittyvät tunnistetiedot poistetaan ja mittaustiedot muutetaan tunnistamattomiksi (anonymisoidaan). Jos asiakas on antanut erillisen suostumuksensa pitempiaikaiseen säilytykseen, henkilötietoja voidaan säilyttää myös pitempään.

Asiakkuussopimuksen tuottamiseen liittyvät asiakkuuden perustiedot tuhotaan viimeistään kolme kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Suostumuksen perusteella käsiteltävät viestintätiedot säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksensa.

5. Rekisterin tietosisältö

Yksilöasiakkaiden tiedot:

Yhteystiedot:

  • nimi
  • syntymäaika
  • postiosoite ja laskutusosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • työnantaja, jos asiakas tulee työantajan lähettämänä

Terveys- ja taustakyselytiedot:

  • liikunta-aktiivisuus ja harrastetut lajit
  • lääkärin toteamat sairaudet
  • oireet
  • lääkitykset
  • alkoholin käyttö viimeisen 24 tunnin aikana

Kuntokartoitusraportit sekä valmennustiedot:

  • mittaustiedot kuntokartoituksista sekä niitten yksilöraportit
  • anonyymit ryhmäyhteenvetotiedot
  • yksilölliset valmennus- tai liikuntaohjeet

Yritys- ja yhteisötiedot

  • yrityksen tai yhteisön nimi
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • laskutusosoite
  • yhteyshenkilö

Rekisteriin tallennettavat anonyymit tiedot tutkimushenkilöistä:

Perustiedot: Kuntomittaustietojen olennaisimmat tunnusluvut

  • kehon mitat (pituus, paino ja vyötärönympärys)
  • kuntotulos ja -luokka (kestävyyskunto, kehonkoostumus, puristusvoima ja Kehon kuntoindeksi)
  • liikunta-aktiivisuus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Terveys- ja kuntokartoituksista sekä valmennuksesta kertyvien tietojen saanti perustuu asiakkaan kirjalliseen suostumukseen. Organisaatioiden tiedot perustuvat heidän itse julkaisemiin tietoihinsa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja ei pääsääntöisesti luovuteta tai siirretä LIKESin ulkopuolelle tai kolmannelle osapuolelle. Poikkeuksena on asiakkaan kirjallisena antama lupa siirtää tietoja hänen osoittamalleen taholle kuten esimerkiksi työterveyteen.

Tutkimukseen kerättävää tietoa varten kyselykaavakkeessa kysytään tutkittavalta suostumus siihen, saako tietoa käyttää anonyymisti tutkimustarkoituksiin tai välittää kolmannelle osapuolelle anonyymina.

8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kuntotestausrekisterin tietoja käytetään ainoastaan kuntotestauspalveluissa. Rekisterin tiedot ovat testauspäällikön ja testaajien käytössä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia kuntotestausrekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistossa. Ainoastaan erikseen nimetyillä LIKESin kuntotestauksen työntekijöillä on pääsy rekisteritietojen sisältämiin käyttäjien henkilötietoihin.

B. Sähköisesti talletetut tiedot

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. Ainoastaan erikseen nimetyillä LIKESin kuntotestauksen vastaavilla työntekijöillä on pääsy rekisteritietojen sisältämiin käyttäjien henkilötietoihin.

10. Tarkastusoikeus

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhdyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietolain mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivästystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä henkilörekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

 

Tätä rekisteriselostetta on viimeksi muutettu 17.5.2018 Rekisterinpitäjä seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia sekä kehittää palvelun toimintaa, ja varaa siksi oikeuden päivittää tätä selostetta.

 
Jaa sivu: